במשך שנות פעילותי כנוטריון, צברתי על פני כ 8 שנות עבודה נוטריונית פעילה ניסיון וכן ידע מקצועי רחב. משרדי ביצע כ 17,000 עבודות נוטריוניות שונות, ברוב השפות הקימות בעולם, ללקוחות מתחומים שונים, לרבות אנשי וחברות עסקים, רופאים, מהנדסים, משרדי עורכי דין, פרופסורים, דוקטורים, סטודנטים, ולמעשה כמעט מכל המגזרים האפשריים.

מבחינת מהות המסמכים, כמעט ואין מסמך שלא עבר תרגום במשרד, החל מתעודות למיניהן, מסמכים רפואיים, סילבוס, מכרזים, הוצאת דרכונים או קבלת אזרחויות זרות, הקמת חברות או נציגויות בחו"ל, מאזנים של רואי חשבון, כתבי בית משפט, המצאת מסמכים לחו"ל על פי החלטת בית משפט וכיו"ב.

הפירוט הרב שהובא לעיל בדבר הפעילות הרבה של המשרד, נועדה לתת תוקף לפירוט השלבים המוקדמים, ההכרחיים לדעתי, לפני תחילתה של עבודה נוטריונית כלשהי.

רוב הלקוחות שפנו למשרדי, ידעו רק באופן כללי מה הם צריכים. למשל, סטודנטים שביקשו לתרגם את תעודת הבגרות שלהם לצורך קבלתם ללימודים בחו"ל, ידעו לומר שביקשו מהם בבית הספר בו הם מתכוונים ללמוד כי יציגו בפניהם את התרגום של תעודת הבגרות שלהם, נגיד לאנגלית, כשהי מאושרת על ידי נוטריון. כששאלתי אותם האם הם צריכים גם חותמת אפוסטיל למשל, הם לא ידעו על מה אני מדבר. חלקם אמרו שלא ביקשו מהם דבר כזה. כלומר, עניין חשוב אחד, שקשור בבירור המוקדם של צרכי הלקוח הוא נושא האפוסטיל. ארחיב על כך מעט.

קיימים שני סוגי אפוסטיל. משמעות או תרגום המילה אפוסטיל לעברית זה אישור. ישנם שני סוגי אישורים. שניהם מונפקים על ידי מדינת ישראל, והם מודבקים על ידי מדבקה מיוחדת על גבי המסמכים של העבודה הנוטריונית. אישור אחד, מתייחס לנוטריון, ובו המדינה מאשרת במדבקה הנ"ל ( המדבקות הן דו לשוניות ) כי אותו נוטריון שביצע את העבודה הוא אכן נוטריון רשמי במדינת ישראל. כלומר הוא אכן הוסמך לתפקד כנוטריון, רישיונו תקף, והוא מופיע ברשימת הנוטריונים של מדינת ישראל.

הסוג האחר של אפוסטיל מתייחס למסמך עצמו. האישור הזה מונפק על ידי המחלקה הקונסולרית במשרד החוץ בירושלים. בחלק מהמקרים האישור הזה ניתן רק לאחר חתימה מוקדמת של נציג מורשה של אותו משרד ממשלתי שהנפיק את המסמך. בדוגמא דלעיל, בה מדובר על תעודת בגרות, צריך לגשת ראשית לפקיד מחלקת בחינות הבגרות במשרד החוץ, אשר מאמת את הפרטים שמופיעים בתעודת הבגרות, חותם עליה, ורק לאחר מכן ידביק פקיד משרד החוץ את המדבקה המדוברת. משמעות האישור הזה, באופן כללי היא כי הפרטים שבמסמך נכונים, לאמור, תעודת הבגרות היא אכן תעודה רשמית של מדינת ישראל, והפרטים המופיעים בה, מקצועות הלימוד, הציונים וכד' כולם נכונים. אין המדובר במסמך מזויף. כשתעודת הבגרות המתורגמת והמאושרת על ידי נוטריון מגיעה לחו"ל, לבית הספר למשל, וכשיש עליה את האפוסטילים הנ"ל, אזי בית הספר יראה את התעודה כאמינה, ולא יוכל לעורר ספקות לגבי שתי השאלות, לאמור, האם הנוטריון שאישר הוא נוטריון רשמי בישראל, וכן האם תעודת הבגרות כפי שתורגמה, הייתה מסמך אמיתי, נכון, ומדינתי- כלומר של מדינת ישראל.

כשנוטריון מקבל תעודת בגרות ביצוע עבודה נוטריונית כאמור לעיל, עליו להקדים בירור ושיחה עם הלקוח לגבי נושא האפוסטיל.

לכאורה, ניראה שכדאי לשים תמיד את שני האפוסטילים. ואולם, הדבר כרוך בעלויות כספיות ובזמן. עלות כל אפוסטיל היא 31 ₪. האפוסטיל של משרד החוץ ניתן אך ורק בירושלים. אז אם מדובר בתלמיד שגר בתל אביב, או בבאר שבע, אזי יצטרך הוא או הנוטריון בשמו לבצע נסיעה מיוחדת לירושלים, לשני משרדי ממשלה, משרד החינוך ומשרד החוץ. משרד אחד מקבל קהל בימים שהמשרד השני סגור. שעות קבלת הקהל מצומצמות לשעות הבוקר בלבד. מדובר איפה בטירחה ועלויות לא מבוטלות. ואם אין צורך באפוסטיל של משרד החוץ על גבי תעודת הבגרות אז בשביל מה לטרוח? ומאידך, אם התלמיד חייב את כל האפוסטילים ויימנע מלשים אותם, ייתכן והמסמכים שיגיש לא יהיו קבילים. ייתכן שאז יאחר את המועדים הקבועים להרשמה.

לעניות דעתי, לרוב הנוטריונים אין הבנה רבה לגבי סוגי האפוסטילים השונים. ודאי שלרובם אין ידע לגבי איזה סוג מסמכים, ובאיזה מדינות, ובתוך אותן מדינות איזה מוסדות, למה כן ולמה לא לשים אפוסטיל. הנוטריונים סבורים ומשוכנעים שזה לא עניינם או חובתם המקצועית. מאידך, רוב הפונים לנוטריון משוכנעים כי הוא יודע וחייב לדעת ולייעץ להם לגבי הסוגייה נשוא כתבה זו.

אני משוכנע כי במסגרת ההשתלמויות שנוטריונים עוברים חייבים ללמד אותם את כל הקשור לאפוסטיל.

המאמר התייחס אומנם רק לגבי דוגמא של תעודת הבגרות ואולם עניין האפוסטיל חשוב ורלבנטי גם לגבי כל המסמכים שיוצאים מישראל לעולם, הן לגבי האפוסטיל לנוטריון והן לגבי האפוסטיל למסמכים.

עניין נוסף הקשור בזה הוא, איזה מדינות נמצאות באמנת האג ואיזה מדינות לא. הפרוצדורה של האפוסטיל מורכבת יותר כאשר ארץ היעד של העבודה הנוטריונית היא מדינה שלא הצטרפה לאמנת האג. נוטריון שנותן שירות נוטריוני חייב לדעת ולהיות מעודכן לפרטי פרטים בעניינים אלו, שכן הלקוח סומך עליו לא רק לגבי התרגום אלא גם, ואולי בעיקר בעניינים אלו. כאמור, הנזק שיכול להיגרם ללקוח כתוצאה מאי ידיעה והבנה של הסוגיה, או התעלמות ממנה על ידי הנוטריון, אפשר ויהיה גדול.